El balance de situación es un documento contable que muestra la "fotografía financiera" de tu empresa en un momento específico. Refleja lo que tienes (activo), lo que debes (pasivo) y tus recursos propios (patrimonio neto). Te sirve para conocer la salud financiera, tomar decisiones de inversión y cumplir con las obligaciones legales.

1) Recopila toda la información contable, 2) Clasifica las cuentas en activo, pasivo y patrimonio neto, 3) Calcula el activo corriente y no corriente, 4) Calcula el pasivo corriente y no corriente, 5) Determina el patrimonio neto, 6) Verifica que Activo = Pasivo + Patrimonio Neto.

Activo: Lo que posee la empresa (bienes y derechos): efectivo, inmuebles, maquinaria, clientes. Pasivo: Lo que debe la empresa: proveedores, préstamos, impuestos pendientes. Patrimonio neto: Los recursos propios de la empresa: capital social, reservas, beneficios retenidos.

Activo corriente: Bienes que se convierten en dinero en menos de un año (caja, bancos, clientes, existencias). Activo no corriente: Bienes a largo plazo, más difíciles de convertir en dinero (inmuebles, maquinaria, patentes, inversiones a largo plazo).

El balance es una "fotografía" que muestra la situación patrimonial en un momento concreto (qué tienes y qué debes). La cuenta de pérdidas y ganancias es una "película" que muestra los ingresos y gastos durante todo un período (cómo has ganado o perdido dinero).

El debe (lado izquierdo) registra aumentos de activos y gastos, y disminuciones de pasivos y patrimonio. El haber (lado derecho) registra aumentos de pasivos, patrimonio e ingresos, y disminuciones de activos. Siempre debe cuadrar: total debe = total haber.

Al recibir la factura: Debe: Cuenta de gasto correspondiente (60x, 62x) + IVA soportado (472). Haber: Proveedores (400). Al pagarla: Debe: Proveedores (400). Haber: Banco (572). Es importante registrarla aunque no la pagues inmediatamente.

Es el proceso de comparar tu saldo contable con el saldo del banco para identificar diferencias. Es importante porque detecta errores, cheques no cobrados, comisiones no contabilizadas y posibles fraudes. Debe hacerse mensualmente para mantener la contabilidad al día.

El fondo de maniobra es Activo Corriente - Pasivo Corriente. Te dice si puedes pagar tus deudas a corto plazo con tus recursos líquidos. Si es positivo, tienes liquidez; si es negativo, podrías tener problemas de tesorería. Es un indicador clave de salud financiera.

Obligatorios: Libro Diario (todas las operaciones cronológicamente), Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (balance inicial, inventarios, cuentas anuales). Para sociedades también: Libro de Actas. Deben legalizarse en el Registro Mercantil antes de usarlos.

Los libros contables deben conservarse 6 años desde el último asiento. Las facturas y documentos justificativos también 6 años. Para efectos fiscales, algunos documentos deben guardarse 4 años desde la presentación. Recomendable hacer copias de seguridad digitales.

Puedes usar el PGC de PYMES si cumples 2 de estos 3 límites: activo no superior a 4 millones €, cifra de negocios no superior a 8 millones €, y menos de 50 empleados de media. Es más simple y no requiere estado de flujos de efectivo ni estado de cambios en patrimonio neto.

Las cuentas anuales deben aprobarse en Junta General dentro de los 6 meses siguientes al cierre del ejercicio. Después, tienes 1 mes más para presentarlas en el Registro Mercantil. Para cierre el 31 de diciembre, plazo máximo: 31 de julio.

Empresas normales: Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo y Memoria. PYMES: Solo Balance, PyG y Memoria (versiones abreviadas). Forman una unidad indivisible.

Las amortizaciones reflejan la pérdida de valor de tus activos fijos por uso o tiempo. Fórmula básica: (Precio compra - Valor residual) / Años de vida útil. Ejemplos de porcentajes: Edificios 3%, Maquinaria 12%, Equipos informáticos 25%, Vehículos 16%.

Asiento mensual o anual: Debe: Dotación para amortización (68x). Haber: Amortización acumulada (28x). Esto reduce el valor del activo en balance y registra el gasto en la cuenta de resultados. La amortización acumulada se muestra restando del activo bruto.

Calcula el ratio de liquidez corriente: Activo corriente ÷ Pasivo corriente. Ideal entre 1,2 y 2. Si es menor de 1, puedes tener problemas para pagar deudas. También revisa el ratio de liquidez inmediata: (Caja + Bancos) ÷ Pasivo corriente. Ideal superior a 0,2.

ROE (Rentabilidad del capital): Beneficio neto ÷ Patrimonio neto × 100. ROA (Rentabilidad de activos): Beneficio neto ÷ Activo total × 100. Margen neto: Beneficio neto ÷ Ventas × 100. Compara estos ratios con tu sector para evaluar el rendimiento.

Sí, puedes usar software contable para llevarlo todo digitalizado. Los libros digitales deben legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil. Ventajas: automatización, menos errores, informes inmediatos, copias de seguridad automáticas. Asegúrate de que cumple la normativa española.

Busca que sea adaptado a la normativa española, que genere automáticamente los libros oficiales, balance y PyG, que tenga facturación integrada, backup automático, soporte técnico en español y que crezca con tu empresa. Ejemplos populares: ContaPlus, FacturaPlus, A3, Sage.